Как правильно оформить надбавку за разъездной характер работы

Без страховых взносов и НДФЛ

Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.

Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители);

имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);

в полевых условиях (геологи);

в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», – уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами – постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

Никаких страховых взносов и НДФЛ

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, – делают выводы сотрудники Департамента.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя – компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

Экономим на практике

Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.

Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.

Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:

работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);

работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;

в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.

Общая сумма компенсации сотрудникам оставляла примерно 450 000 руб. ежемесячно, сумма страховых взносов – около 140 000 руб. При этом внутреннего положения о разъездной работе у компании не было. И именно из-за отсутствия такого документа установленная трудовым договором компенсация, по сути, таковой не являлась, а представляла собой часть оплаты труда (ст.129 ТК РФ), и ее нельзя было исключить из базы для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.

В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:

140 000 руб. на страховых взносах;

58 500 руб. на НДФЛ.

ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:

установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);

установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).

осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.

1 Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Суточные, доплата, надбавка за разъездую работу, положение, приказ, как оформить

Разъездной характер работы, Состав расходов

К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.

Документальное подтверждение расходов

Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.

Когда компенсации сотрудникам с разъездным характером освобождаются от страховых взносов

Если в коллективном или трудовом договоре, локальных актах прописано, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, то суммы возмещения расходов «разъездным» работникам освобождаются от страховых взносов. Но только в пределах, установленными вышеназванными актами и при наличии документов, подтверждающих расходы.

Все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 статья 422 НК РФ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. В частности, таким работникам возмещаются расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размер и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Важно помнить, что у работников должны быть документы, подтверждающие расходы: билеты на проезд, гостиничные счета и т д. В противном случае выплаты работникам не могут быть признаны компенсационными.

Таким образом, компенсация затрат «разъездным» работникам не включается в базу для начисления взносов при соблюдении трех условий:

  1. размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, оговорены в коллективном, трудовом договоре или локальном нормативном акте (ст. 168.1 ТК РФ);
  2. условие о разъездном характере работы работника включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт (ст. 57 ТК РФ);
  3. имеются документы, подтверждающие расходы.

Разъездной характер работы и командировка

Возмещение на основании статьи 168.1 ТК РФ. Расходы, связанные со служебной командировкой. Разъездной характер работы. Расходы на такси в служебных целях.

Во многих организациях есть сотрудники, работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер работы . Это водители-дальнобойщики, курьеры, инкассаторы, экспедиторы и т.п. Их работа связана со служебными поездками, которые не признаются командировками по статье 166 ТК РФ.

Статья 166. Понятие служебной командировки

Статья 166. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.

В чем отличие служебных поездок от командировок?

Понятие командировки применяется для тех сотрудников, постоянное место работы которых находится в офисе.

Поправки в Трудовой кодекс обязали работодателей компенсировать стоимость поездок, которые сотрудники совершают в интересах фирмы. Отныне возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, закреплено в статье 168.1 ТК РФ.

Статья 168.1. Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, возмещение затрат, связанных с поездками производственного характера, является компенсационной выплатой, а это значит, что она:

  • Списывается на расходы по п.3 статьи 255 НК РФ;
  • Не облагается страховыми взносами;
  • С нее не удерживается НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ.

Но мы ведь живем на земле и друг другу не доверяем, особенно налоговые органы. Инспекторам недостаточно соответствующего условия в трудовом (коллективном) договоре – они хотят видеть документы, свидетельствующие о деловом характере поездок (ст. 252 НК РФ).

Оформление документов при разъездном характере работы. Форма приказа. Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

Чтобы воспользоваться нововведением, необходимо правильно оформить документы.

1 . Утвердите круг лиц, перечень и размеры расходов. Выпустите приказ .

Все это следует прописать в трудовых договорах с работниками , а также в локальном нормативном акте, пример которого приведен ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Гаспром»

о перечне должностей работников с разъездным характером работы

г. Москва . . . . . . . . . . . . . . 10.01.2020

ПРИКАЗЫВАЮ:
Утвердить перечень должностей работников с разъездным характером работы (либо которым может быть установлен разъездной характер работы):

– менеджер по продажам;

Генеральный директор Иванов А.В. Иванов

Положение о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников Организации «Х», постоянная работа которых имеет разъездной характер

1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом, принятым на основании статьи 8 ТК РФ и в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.

2. Положение распространяется на всех работников Организации «Х», постоянная работа которых носит разъездной или экспедиционный характер. В Приложении №1 к настоящему Положению приведен перечень работ, профессий и должностей таких работников.

3. Положение вступает в силу с 1 января 2007 года и действует до отмены в установленном порядке.

4. Работникам, указанным в п.2 настоящего Положения, работодатель возмещает расходы, связанные с их служебными поездками, а именно:

  • по проезду (в том числе в общественном транспорте );
  • по найму жилого помещения;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с согласия работодателя.

5. Расходы возмещаются только в том случае, если поездка являлась служебной, т.е. осуществлялась в соответствии с трудовой функцией работника или по распоряжению работодателя.

6. Расходы по проезду и найму жилого помещения возмещаются работникам на основании проездных документов, счетов гостиниц в размерах, предусмотренных этими документами.

7. Суточные выплачиваются в размере 300 рублей за каждый день поездки.

8. Иные расходы, произведенные с письменного разрешения работодателя, возмещаются в размере, установленном этим разрешением или письменным соглашением между работником и работодателем.

9. Работники, указанные в п.2 настоящего Положения, 1 раз в месяц обязаны составлять отчет о служебных поездках, с указанием всех понесенных расходах, который утверждается руководителем организации.

10. В случае необходимости работнику выдается аванс в счет предстоящих расходов на основании его заявления, подписанного руководителем организации.

Читайте также:  Кто платит и оформляет больничный — государство или работодатель

11. О расходовании полученных денежных средств работник должен отчитаться течение 3 дней по окончании срока, на который выдан аванс, по форме №АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 1.08.01г. №55.

2 . Форму маршрутного листа, периодичность и порядок его заполнения надо утвердить в составе учетной политики (п. 5, 16 ПБУ 1/98) .

3 . Правильно оформляйте подтверждающие документы.

Чтобы подтвердить, что расходы обоснованы, на конкретные поездки лучше составлять служебное задание или приказ, указав цель поездки и краткий отчет о его выполнении.
Документы, которыми должны оформляться служебные поездки, не унифицированы, в отличие от командировок. Организация вправе сама установить их форму, либо воспользоваться унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом для командировок ( приказ Т-9, командировочное удостоверение Т-10, служебное задание и отчет о его выполнении Т-10а).

Обоснованием разъездных расходов могут быть такие документы:

  • авансовый отчет работника, получившего компенсацию, с приложением билетов и счетов гостиниц;
  • документ, составленный с соблюдением требований п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, подтверждающий служебный характер поездок работника (маршрутный лист, разъездная ведомость и т.п.).

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ, Бланк и форма

Унифицированной формы МАРШРУТНОГО ЛИСТА нет, разработайте ее самостоятельно.

Главное, чтобы документ позволял проследить цели поездок и маршруты, а также содержал все реквизиты первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 21.11.2011 № 402-ФЗ “Закон о бухгалтерском учете”
За основу можно взять путевой лист по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.97 №78.

Налогообложение и страховые взносы при разъездной работе, расходы в бухучете, ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ

Расходы, связанные с разъездным характером работы, возникают у сотрудника в связи с исполнением должностных обязанностей. Суммы, выплаченные в качестве компенсации этих расходов, доходами сотрудников не являются. Такой вывод следует из части 2 статьи 164 и статьи 168.1 Трудового кодекса РФ.

Поэтому документально подтвержденные расходы в связи с разъездным характером работы в размере, который установил работодатель, не облагаются:

  • НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
  • взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).

Если Нет документов, подтверждающих расходование суточных при «разъездной» работе, является основанием для начисления страховых взносов

Суточные, выплачиваемые сотрудникам с разъездным характером работы, не облагаются страховыми взносами только в том случае, если работники документально подтвердили целевое использование этих денежных средств. Об этом напомнил Минтруд России в письме от 28.12.15 № 17-3/В-641.

Исходя из положений статей 164 и статьей 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных). Это значит, что соответствующие затраты «разъездных» работников должны быть подтверждены документально.

Таким образом, суточные, выплачиваемые сотрудникам в связи с особым характером работ, освобождаются от страховых взносов только в том случае, если подтверждено, что работа физлиц в занимаемой должности носит разъездной характер, а также имеются документы, свидетельствующие о целевом использовании денежных выплат. В противном случае на указанные выплаты придется начислить страховые взносы в общем порядке, независимо от размера суточных, определенных в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Нужно ли для целей НДФЛ и страховых взносов нормировать суточные сотрудникам с разъездным характером работы по правилам для командировок

Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.

Условие об освобождении суточных от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке, установленное пунктом 3 статьи 217 и пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ, в данном случае не применяется. Ведь служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых носит разъездной характер, командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ, письмо Минфина России от 18 июля 2017 № 03-04-06/45592).

Расходы на проезд сотрудника на такси не облагаются НДФЛ

Не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые компания потратила на оплату проезда сотрудника, даже если он ездил на такси не в командировке, а просто по городу. К такому выводу пришли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.07.2009 № КА-А40/6166-09.

Аргументом в пользу компании стало то, что у нее был 1) заключен договор со службой такси на оказание транспортных услуг. Кроме того, у организации был 2) приказ об использовании такси в служебных целях . В нем были прописаны размер и порядок возмещения расходов на проезд в такси в служебных целях , а также оговорен перечень должностей, имеющих разъездной характер работы.

У нас бухгалтер ездит три раза в месяц в банк на такси. Можно ли учесть оплату такси в расходах?

Можно, если такие затраты будут экономически обоснованы и документально подтверждены согласно требованиям статьи 252 Налогового кодекса РФ. То есть у таксиста вы должны взять чек , подтверждающий оплату проезда. А обосновать затраты вы можете тем, что везете денежные средства, банковские документы, которые в общественном транспорте могут быть утеряны.

Возмещение работникам затрат, связанных с разъездным характером работы, включается в прочие расходы, связанные с производством и реализацией

Финансовое ведомство разъяснило, в каком порядке учитываются затраты работодателя по компенсации расходов на служебные поездки работникам, трудовая деятельность которых постоянно осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также сотрудникам, работающим в полевых условиях или участвующим в экспедициях (ст. 168.1 ТК РФ). Как указал Минфин, Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда) и установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Последние в систему оплаты труда не входят, поскольку являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, возмещение работникам расходов, связанных с разъездным характером работы, относится к компенсации затрат, которые вызваны выполнением трудовых обязанностей, и учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией , на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В трудовом договоре сотрудника предусмотрен разъездной характер работ. Расходы на возмещение затрат такого работника можно подтвердить документами, составленными по собственным формам. Главное, чтобы эти формы содержали все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 402-ФЗ

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Бухучет разъездов

Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

Дебет 26 (44, 08…) – Кредит 73
– начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Выплату компенсации отразите так:

Дебет 73 – Кредит 50
– выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

Когда дается доплата за разъездной характер работы?

Доплата за разъездной характер работы — это существенное материальное подспорье для работников, чья трудовая деятельность осуществляется в различных местах, т. к. не привязана к одному рабочему месту. О порядке и особенностях начисления данной надбавки, перечне профессий, дающих право на ее получение, и расскажет предлагаемая нами статья.

Надбавка при разъездной работе

Нормы ТК РФ, в частности статьи 146–148, 152–154, предусматривают обязанность организаций начислять своим работникам доплаты и надбавки за труд в условиях, так или иначе отклоняющихся от нормальных. Выделяют доплаты за труд:

  • сверхурочно;
  • в выходные дни;
  • ночью;
  • на вредных производствах;
  • в особых климатических условиях и т. д.

К отличным от нормальных условиям необходимо отнести и разъездную работу, так как большую часть рабочего времени в этом случае сотрудник проводит в дороге, что само по себе представляет дополнительную нагрузку. Особенность регулирования разъездных работ состоит в том, что в отличие от вышеперечисленных ситуаций (работы сверхурочно, в особых климатических условиях и т. д.) специальных доплат или надбавок именно за разъездную работу ТК РФ не предусматривает. Статья 168.1 ТК лишь указывает на то, что администрация организации обязана возместить расходы работника (на транспорт, проживание, питание и т. д.), производить же почасовую доплату, как, например, за труд в ночное время, работодатель не обязан.

В тоже время практика материального стимулирования работников, проводящих большую часть времени в разъездах, достаточно распространена. Ведь выплата надбавок за разъездной характер работы — совершенно разумное решение, направленное на удержание сотрудников в должности и стимулирование добросовестного отношения к работе.

Ввиду того, что нормы ТК РФ не содержат четкого определения понятия «разъездная работа», на практике возникает масса вопросов по поводу отнесения той или иной профессии/должности к категории разъездной. Соответственно, возникает сложность и с начислением надбавок. Не меньше неясностей возникает при разграничении разъездной работы и командировок, работы вахтовым методом и иных подобных случаев.

Разграничение командировки и разъездной работы

Согласно статье 166 ТК РФ, время работы в пути либо разъездная работа не является командировкой. Следовательно, на практике возникает необходимость в их четком разграничении. Стоит отметить, что нормы статьи 166 ТК РФ не указывают точных признаков, которые позволили бы отделить разъездную работу от командировки. На практике обычно руководствуются постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления…» от 13.10.2008 № 749.

Анализ норм данного постановления позволяет выделить следующие признаки командировки, отличающие ее от разъездной работы:

  1. Согласно пункту 3 постановления № 749, работник направляется в командировку исключительно на основании распоряжения администрации организации. Данное распоряжение должно быть оформлено документально и определять точные временные рамки командировки.
  2. Согласно пункту 7 постановления № 749, фактически время нахождения в командировке определяется по сведениям, указанным в билетах или иных документах, подтверждающих нахождение в пути, при их отсутствии — документами о найме жилого помещения (номера гостиницы) либо на основании служебной записки сотрудника.
  3. Статья 166 ТК РФ четко связывает понятия «командировка» и «рабочее место». То есть при командировке имеет место направление работника в пункт, расположенный вне места основной работы. Данный момент уточнен в пункте 2 постановления, которое подчеркивает, что постоянное место работы командированного работника находится в месте расположения организации (филиала). Таким образом, служебная поездка за пределы расположения организации по поручению администрации организации и является командировкой.

Соответственно, если работник не имеет постоянного рабочего места в месте нахождения предприятия и находится в дороге без конкретного распоряжения администрации организации с указанием конкретных сроков поездки, речь идет именно о разъездной работе.

Различия между разъездной работой и вахтой

Работа вахтовым методом и разъездной труд имеют много общего, но их разграничение необходимо в силу разного порядка оплаты. Основное различие заключается в наличии рабочего места. Основной признак вахтового труда, согласно части 2 статьи 297 ТК РФ, — это регулярная работа вне пределов организации и на таком расстоянии от места жительства, что поездки из дома на работу или возвращение домой невозможны или экономически нецелесообразны.

Тем не менее вахта работника (строителя, нефтяника и т. д.) заключается в нахождении преимущественно на одном либо нескольких объектах, которые находятся, как правило, в отдаленных необжитых местах. При этом для работника организуется временное жилье в специальных вахтовых поселках, где создаются необходимые условия для проживания. То есть при вахтовом методе труда рабочее место у работника все же имеется, хотя и находится оно на значительном удалении от основного места нахождения организации. Ко времени вахты также относится и время нахождения в пути на вахту, хотя в пути вахтовик не работает, его основная цель в это время — прибытие на рабочее место.

При разъездной работе, как уже было отмечено, работник большую часть времени проводит в дороге, а не на конкретном рабочем месте. При этом частые перемещения необходимы для выполнения возложенных на работника задач.

Оплата труда при разъездной работе

Разграничение командировок, вахтовой работы и работы разъездного характера преследует практическую цель, так как порядок оплаты во всех случаях различен. Так, при направлении работника в командировку за ним, согласно статье 167 ТК РФ, должен быть сохранен средний заработок. При работе вахтовым методом надбавку, согласно статье 302, необходимо платить в обязательном порядке. При разъездной же работе сотруднику должна быть выплачена заработная плата, которая предусмотрена системой оплаты труда, внутренними документами организации и соглашением, заключенным с ним. Как видите, каких-либо особенностей в части выплат по тарифной ставке при разъездной работе ТК РФ не предусмотрено.

Еще один момент, на который следует обратить внимание администрации организации, — это требование части 2 статьи 57 ТК РФ, которая обязывает в соглашении с работником указывать режим его работы. Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой.

К таковым относятся:

  • расходы на проезд (приобретение автобусных, железнодорожных и иных билетов, оплата прочих транспортных расходов);
  • расходы на наем жилья, если сотрудник направляется в другой населенный пункт (оплата гостиницы, съемного жилья, предоставление иного жилья за счет организации);
  • затраты, обусловленные проживанием вне места жительства (суточные), и т. д.

Важно отметить, что ТК РФ не устанавливает ни размеров, ни порядка расчета/выплаты подобного возмещения. Все эти вопросы администрации организации необходимо расписывать в своих внутренних документах либо трудовом договоре, если в нем говорится о разъездном характере работы.

Профессии, предполагающие разъездной характер работы

Особенность разъездной работы состоит также в том, что нормами ТК РФ и другими законодательными актами не определен точный перечень профессий, должностей и работ, которые следует отнести к разъездным. Часть 2 статьи 168.1 относит данный вопрос к компетенции администрации организации, наделяя ее правом в своих внутренних документах самостоятельно определить, работа каких сотрудников является разъездной.

Читайте также:  Документы на декретный отпуск, их перечень и порядок оформления

На практике чаще всего принято к разъездной работе относить деятельность сотрудников, не имеющих рабочего места как такового в пределах организации либо большую часть рабочего времени проводящих в дороге.

К таковым профессиям можно отнести, к примеру:

  • проводников и стюардов;
  • экспедиторов;
  • работников сферы снабжения, обслуживания, логистики, деятельность которых основана на регулярных перемещениях вне пределов компании.

Что касается бюджетных организаций, то классическими примерами разъездной работы являются:

  • деятельность врачей скорой помощи;
  • сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, занятых на обслуживании конкретной территории);
  • сотрудников патрульно-постовой службы МВД.

Подобный характер работы сотрудников чрезвычайных служб часто закрепляется и в ведомственных документах. Например, на разъездной характер работы сотрудников МЧС (пожарных и спасателей, обслуживающих закрепленную за ними территорию) указывает примечание к пункту 2 приказа МЧС РФ «Об организации служебных…» от 10.01.2008 № 3. На разъездной характер работы водителей (работу в пути) указывает пункт 15 приказа Минтранса РФ «Об утверждении Положения…» от 20.08.2004 № 15, согласно которому время управления автомобилем и другие периоды деятельности водителя (стоянка в пунктах разгрузки и погрузки, ремонт и т. д.) являются его рабочим временем.

Порядок стимулирования при разъездной работе

Отдельное стимулирование работника, выполняющего разъездную работу, нормами ТК РФ также не предусмотрено. При желании же стимулировать своих сотрудников, находящихся в разъездах, администрации организации, согласно требованиям статей 57 и 168.1 ТК, необходимо соблюсти следующий порядок:

  1. Во внутренних документах организации необходимо указать перечень должностей сотрудников, чья работа носит разъездной характер, а также порядок и размеры выплаты им соответствующих надбавок.
  2. Указание на разъездной характер деятельности должно содержаться в трудовом договоре с таким сотрудником.

При соблюдении приведенных условий работодатель вправе выплачивать соответствующие надбавки.

Конкретные размеры выплат определяются также администрацией организаций. Наиболее практичным вариантом представляется начисление процентной надбавки пропорционально отработанному времени. Например, для разных категорий разъездных работников (с учетом напряженности труда) может быть установлена надбавка в пределах от 5 до 15 процентов оклада (почасового, сменного или месячного).

Что касается налогообложения такой надбавки, то согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 208 НК РФ вознаграждение, полученное за выполнение трудовых обязанностей, включается в налогооблагаемую базу. Кроме того, на надбавки при разъездной работе, согласно пункту 1 статьи 421 НК, необходимо также уплачивать страховые взносы.

Как видите, большую часть вопросов статья 168.1 ТК РФ оставляет на усмотрение администрации организации, предоставляя ей широкое поле для финансового маневра и возможность начисления надбавки именно тем сотрудникам, чья работа предполагает дополнительную нагрузку, связанную с частыми перемещениями.

Как правильно оформить надбавку за разъездной характер работы

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация планирует установить надбавку за разъездной характер работы как вновь принимаемым работникам, так и уже работающим. Разъездной характер в трудовых договорах был зафиксирован. В организации имеется Положение об оплате труда.
Какие внутренние документы должны быть в организации, чтобы установить надбавку за разъездной характер работы?
Необходимо ли ведение журнала фиксации прихода и ухода работников с разъездным характером работы с момента введения указанных надбавок?

Надбавка является составной частью заработной платы работника (ст. 129 ТК РФ). Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, которые устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами (например положением об оплате труда) в соответствии с нормами трудового законодательства (части первая, вторая ст. 135 ТК РФ).
Согласно части второй ст. 57 ТК РФ условия оплаты труда (в том числе и надбавки) обязательно должны включаться в трудовой договор. При этом в трудовом договоре можно сделать ссылку на соответствующий локальный акт, в котором указаны конкретный размер надбавок и порядок их выплаты, либо указать их непосредственно в трудовом договоре. Аналогичной точки зрения придерживаются и представители Минздравсоцразвития России (“Кадровик”, N 2, февраль 2006 г.).
Если планируется введение надбавки за разъездной характер работы индивидуально, т.е. без указания ее размера и порядка выплаты в локальном нормативном акте (положении об оплате труда), работодателю в соответствии со ст. 72 ТК РФ необходимо заключить с каждым из работников дополнительное соглашение об изменении условий оплаты труда (установлении соответствующей надбавки)*(1).
Если условие о выплате надбавки за разъездной характер работы планируется включить в локальный нормативный акт (положение об оплате труда), к которому имеется отсылка в трудовых договорах с работниками, работодателю на основании части четвертой ст. 135 ТК РФ следует учесть мнение представительного органа работников (если такой представительный орган создан в организации). В силу части второй ст. 22 ТК РФ работники должны быть под роспись ознакомлены с изменениями, которые вносятся в уже действующее Положение об оплате труда, устанавливающее указанную надбавку. При этом и в данном случае установленное ст. 72 ТК РФ требование о получении согласия работника на изменение условий его труда должно соблюдаться. От того, что стороны согласовали условия об оплате путем ссылки на другие документы, такие условия не перестают быть условиями трудового договора, поэтому чтобы изменить эти условия, работодателю также необходимо заключить с каждым работником дополнительное соглашение к трудовому договору.
В отношении вновь принимаемых на работу лиц условие о надбавке (непосредственно или путем отсылки к локальному нормативному акту) должно содержаться в заключаемых с ними трудовых договорах. Кроме того, в соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу должен быть оформлен приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Унифицированная форма приказа о приеме на работу (форма N Т-1) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” (далее – Постановление N 1). Данной формой предусмотрено, что в приказе указываются оклад работника и надбавка. При этом в силу ст. 68 ТК РФ содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Следовательно, в приказе о приеме на работу необходимо отразить те надбавки, которые устанавливаются трудовым договором.
Издавать приказ об изменении условий оплаты труда уже трудящимся работникам действующее законодательство работодателя не обязывает. Однако их издание в случае, если оно требуется согласно правилам делопроизводства Вашей организации, по нашему мнению, нарушать нормы ТК РФ не будет. В соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица необходимые изменения должны быть внесены в графы 6-8 “Надбавки” штатного расписания (смотрите указания по применению и заполнению формы N Т-3 “Штатное расписание”, утвержденные Постановлением N 1)*(2).
Кроме того, отметка об изменении условий оплаты труда должна быть также сделана в лицевом счете (формы N Т-54 или N Т-54а, утвержденные Постановлением N 1).
Трудовым законодательством не предусмотрена обязанность ведения журнала регистрации времени прихода и ухода работников с разъездным характером работы*(3). Однако, если работодатель считает, что такой журнал необходим, то все вопросы, касающиеся его ведения, решаются работодателем по своему усмотрению (порядок ведения соответствующего журнала необходимо установить локальным нормативным актом).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Прибыткова Мария

31 октября 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Из вопроса не следует, что изменение условий оплаты труда (введение надбавки) в рассматриваемой ситуации связано с изменением организационных или технологических условий труда (изменениями в технике и технологии производства, структурной реорганизацией производства, другими причинами). Поэтому изменение данных условий недопустимо лишь по инициативе работодателя в соответствии с частью первой ст. 74 ТК РФ – на основании ст. 72 ТК РФ требуется согласие работника.
*(2) Отметим, что унифицированных форм вышеуказанных приказов не существует, поэтому они составляются в произвольной форме.
*(3) Согласно части четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Однако разъездной характер работы предполагает, что рабочее время работника не охватывается лишь временем пребывания его в своей организации: свои трудовые обязанности он исполняет и за ее пределами. Поэтому ведение работодателем журнала регистрации времени прихода и ухода работников с разъездным характером работы не соотносится с выполнением им обязанности, возложенной на него частью четвертой ст. 91 ТК РФ.

Об учете выплат в связи с работой разъездного характера

Если работодателем для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках, предусмотрены компенсационные выплаты, то как следует их оформлять и отражать в учете, а также будут ли облагаться такие надбавки НДФЛ и страховыми взносами? Объясняют эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Мельникова и Ольга Шпилевая.

Работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы водителей, производит выплату фиксированных надбавок. Как может быть оформлена данная выплата? Каков порядок отражения данной компенсационной выплаты в бухгалтерском учете организации? Следует ли облагать её страховыми взносами, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и НДФЛ?

Статья 129 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) устанавливает, что заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).

Надбавка к заработной плате может быть установлена коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации. Такая надбавка входит в систему оплаты труда и является составной частью заработной платы.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации – денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе связанные со служебными поездками расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. При этом размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В соответствии со ст. 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы относится к числу обязательных условий трудового договора.

Таким образом, работодатель с целью компенсации расходов, связанных с разъездным характером работы, может предусмотреть для своих работников выплаты в форме:

– надбавок (доплат) к заработной плате, которые являются элементами оплаты труда (ст. 129 ТК РФ);

– компенсаций по возмещению расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

В постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.01.2012 N 12АП-10268/11 судьи пришли к выводу, что доплата за разъездной характер работы, по своей сути, является элементом оплаты труда, получаемой в рамках трудовых отношений между работником и работодателем. Поэтому данная доплата подлежит включению в расчётную базу для начисления страховых взносов. Аналогичная точка зрения нашла отражение в письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19.

Соответственно, указанные суммы также облагаются и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

На такие доплаты также не распространяется действие п. 3 ст. 217 НК РФ. Значит, они подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ (письма Минфина РФ от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/248, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196).

Иными словами, контролирующие органы не рассматривают выплату фиксированных надбавок за разъездной (подвижной) характер труда в качестве компенсационных, указывая, что ни ТК РФ, ни иные нормативные правовые акты РФ не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты. Поэтому надбавки к заработной плате работников за разъездной (подвижной) характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ. Они повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. Соответственно, нормы п. 3 ст. 217 НК РФ на такие доплаты не распространяются и они подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).

В то же время в отношении выплат, связанных с разъездным характером труда (прямо поименованных в ст. 168.1), они отмечают, что в соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором. Положения последнего абзаца п. 3 ст. 217 НК РФ об освобождении от налогообложения в пределах 700 рублей сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не применяются (письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).

Учитывая изложенное, полагаем, что выплата фиксированных надбавок к зарплате, предусмотренных договором с работником, является элементом оплаты труда и подлежит обложению НДФЛ и включению в базу для начисления страховых взносов в общеустановленном порядке.

В то же время, если организация будет возмещать работнику понесенные расходы за разъездной (подвижной характер) труда (в том числе суточные), оформив соответствующие документы, подтверждающие, что работа сотрудников имела место вне постоянного места жительства, полагаем, что в этом случае выплаты, в том числе и в виде суточных, установленных в процентах от должностного оклада, можно признать компенсационными и организация вправе воспользоваться вышеуказанной льготой при исчислении НДФЛ и страховых взносов.

Так, например, в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 05.08.2011 N Ф01-3067/11 по делу N А31-4556/2010 суд поддержал налогоплательщика, который установил нормы возмещения расходов работникам, имеющим разъездной характер работы (водителям и экспедиторам была предусмотрена оплата ночных в пути (без предъявления документов) в фиксированном размере 600 рублей). При этом факты выплаты работникам данной суммы за нахождение в пути ночью, участие работников в служебных поездках и их надлежащее документальное оформление были подтверждены приказами о направлении работников в служебные поездки, командировочными удостоверениями, отчетами о выполненных заданиях, документами, подтверждающими понесенные работниками расходы (смотрите также постановление ФАС Московского округа от 12.03.2012 N Ф05-1110/12 по делу N А40-47608/2011).

Читайте также:  Оплата работы в выходные или праздничные дни по 153 статье Трудового кодекса РФ

Мы полагаем, что если документально подтвержден факт нахождения работника “в разъезде”, то суточные, установленные в фиксированном размере, будут носить характер компенсационной выплаты. При этом еще раз обращаем внимание на формулировку самой нормы ст. 168.1 ТК РФ – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), то есть должен быть подтвержден именно факт проживания сотрудника вне места постоянного жительства.

Аналогично, по нашему мнению, решается и вопрос с налогообложением компенсационных выплат при работе “в пути”. Так, из ряда писем финансового ведомства (смотрите, например, письма Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154, от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230) косвенно следует подобный вывод. В своих разъяснениях работники Минфина отмечают, что если работа физических лиц по занимаемой должности осуществляется в пути, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких работников, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ по п. 3 ст. 217 НК РФ.

Бухгалтерский учет

Компенсационные выплаты для возмещения расходов, понесенных работниками при разъездных поездках

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Но при этом мы полагаем, что если организация не выдает денежные средства под отчет, а компенсирует понесенные сотрудником расходы, использование счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” является некорректным.

Таким образом, полагаем, что в учете организации в данной ситуации будут сделаны следующие записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 73

– приняты к учету расходы в виде компенсации стоимости понесенных затрат после подтверждения их служебного характера;

Дебет 73 Кредит 50

– выплачена компенсация сотруднику.

Доплата (надбавка) за разъездной характер работы

Согласно ст. 129 ТК РФ доплаты и надбавки, в том числе и компенсационного характера за особые условия труда, рассматриваются как составная часть заработной платы.

Дебет 20 (26, 44) Кредит 70

– начислена работнику заработная плата с надбавкой;

Дебет 70 Кредит 68

– удержан НДФЛ с заработной платы;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 69

– начислены страховые взносы;

Дебет 70 Кредит 50

– выплачена надбавка работнику.

По нашему мнению, такое разграничение выплат в учете позволит работодателю разделить выплаты на облагаемые НДФЛ и страховыми взносами и на выплаты, освобождаемые от обложения.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Доплата за разъездной характер работы: порядок расчета, правила оформления, начисления и выплаты

На многих предприятиях работа отдельных категорий сотрудников носит разъездной характер. В первую очередь речь о водителях, перевозящих персонал, транспортирующих продукцию, материалы и прочие грузы. В статье расскажем о доплате за разъездной характер работы, налогообложении и бухгалтерском учете надбавки.

Общие сведения

Всегда ли надбавка за разъездной характер работы обязательна? Давайте разбираться.

Если трудовая деятельность сотрудника связана с разъездами, наниматель должен компенсировать понесенные расходы на основании данных авансового отчета, а также при предъявлении билетов и чеков. Между тем в законодательстве предусмотрен и другой способ возмещения затрат.

Наниматель может выплачивать фиксированную надбавку за разъездной характер работы. Водителей, как правило, такая компенсация вполне устраивает. Величина доплаты определяется руководителем предприятия и утверждается локальным документом.

Здесь следует сказать, что инспекторы далеко не всегда признают надбавку за разъездной характер работы компенсацией по смыслу положений ст. 168.1 ТК. Если документы, подтверждающие затраты работника, отсутствуют, то на нанимателя могут возложить обязанность доначислить взносы.

Возмещение затрат по документам

Если работник предоставляет бумаги, подтверждающие его расходы в поездке, работодатель компенсирует их по факту. Это означает, что сотрудник получит ровно столько, сколько потратил. Такой вариант используется обычно тогда, когда работников направляют в продолжительные командировки в другие регионы или за границу. Наниматель возмещает таким сотрудникам затраты на билеты и стоимость проживания. При этом работодателю приходится решить, удерживать ли НДФЛ и взносы в фонды с этой компенсации. Сразу же ответим на этот вопрос.

Затраты на компенсацию наниматель включает в расходы, учитываемые при расчете налога с прибыли. В соответствии с абзацем 11 п. 1 ст. 217 НК, удерживать с возмещения НДФЛ нет необходимости. Это правило действует в отношении всей суммы, прописанной в коллективном или трудовом договоре либо в ином локальном акте предприятия. Что касается страховых взносов, то их тоже начислять не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 9 212-ФЗ от 24.07.2009).

Сложности на практике

Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты – это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:

  1. Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
  2. Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
  3. Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.

Перечень оправдательных документов

Доплата за разъездной характер работы начисляется при предоставлении подтверждающих бумаг. Конкретный перечень документов определяется и утверждается руководителем предприятия. Целесообразно сформировать два списка – на ближние и дальние поездки. В этом случае требования работодателя станут более ясными.

Транспортные расходы работника можно подтвердить:

  1. Проездными билетами на метро, автобус, троллейбус и пр.
  2. Маршрутным, путевым листом, квитанциями, чеками (при использовании личного транспорта).

Затраты на проживание подтверждаются документами, полученными при заселении. Это может быть квитанция, выданная администратором гостиницы, договор краткосрочной аренды.

Ответы на дополнительные вопросы проверяющих о доплатах за разъездной характер работы можно дать, сославшись на бумаги, удостоверяющие перемещения сотрудников. Речь, в частности, о перечне должностей, закрепленном локальным актом, условиях, предусмотренных в трудовом договоре, служебных записках, журналах и т. д. Инспекторам следует предоставить любые бумаги, подтверждающие разъезды.

Особенности документации

Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.

Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.

Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.

Нюансы

Надбавка за разъездной характер работы устанавливается в зависимости от:

  • частоты поездок;
  • длительности командировки;
  • сложности задания и пр.

Во внимание можно принять также квалификацию, опыт работы конкретного сотрудника. Соответственно, совсем не обязательно устанавливать единую сумму для всех.

Упрощенный документооборот

Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.

Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:

  1. Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
  2. Оплату аренды жилья.
  3. Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
  4. Услуги связи (мобильный телефон, факс).

Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.

Надбавку также предусматривают, если работник:

  • расходует обычно одинаковую сумму в поездках;
  • не тратит деньги на проживание и проезд в другом регионе или за границей.

Если сотруднику установлена доплата за разъездной характер работы, ему нет необходимости собирать билеты, чеки и другие оправдательные документы. А компенсацию ему выдадут в конце месяца.

Общий порядок начисления

В соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, доплата за разъездной характер работы утверждается руководителем предприятия и закрепляется в локальном акте предприятия.

Величина надбавки определяется нанимателем самостоятельно. Формулировка в локальном акте предприятия может быть следующей: “Установить доплату за разъездной характер работы. Величина надбавки 10 % от основного оклада”. Руководитель по своему усмотрению может установить и фиксированную сумму.

При определении доплаты за разъездной характер работы нанимателю необходимо руководствоваться:

  1. Нормативными актами, принятыми в советский период. В настоящее время, несмотря на то что СССР прекратил свое существование, многие правовые документы, утвержденные в годы его существования, имеют силу. Так, Постановлением Совмина РСФСР от 1978 г. № 579 установлена доплата за разъездной характер работы – 20 % от оклада. Ее можно начислять сотрудникам, которые работают на автомобильном и речном транспорте. При этом доплату за разъездной характер работы получают только те, кто находится в поездках 12 и больше дней.
  2. Отраслевыми и региональными соглашениями. К примеру, работники дорожного хозяйства могут получить до 20 % надбавки в зависимости от количества дней, проведенного в поездках. Соответствующий пункт присутствует в п. 3.6 Федерального отраслевого соглашения по дорожному хозяйству.

Если же размер надбавки не прописан ни в актах, принятых в советский период, ни отраслевыми (региональными) соглашениями, руководитель вправе определить его по своему усмотрению.

Некоторые руководители ошибочно полагают, что орган, ответственный за установление величины доплаты за разъездной характер работы, – Счетная палата. Необходимо сразу сказать, что данная структура никакого отношения к определению размера выплат не имеет.

Надбавка за разъездной характер работы: налогообложение

Когда работодатель, стремясь упростить документооборот, компенсирует расходы в поездках начислением дополнительных выплат, у ИФНС могут возникнуть претензии. Между тем в настоящее время сложилась достаточно устойчивая практика. К сожалению, она не в пользу нанимателя. Судебные инстанции и контролирующие органы не оспаривают право работодателя устанавливать доплату. Однако при этом они полагают, что фиксированная выплата должна облагаться НДФЛ и взносами в фонды. Аргументы приводятся следующие.

Законом предусмотрено два вида выплат. К первому относятся компенсации, выступающие в качестве элементов заработка. Они устанавливаются в связи с тем, что гражданин трудится в особых условиях. Именно с таких компенсаций и удерживаются налоги и взносы в фонды. Второй вид выплат – возмещение расходов, понесенных сотрудником при выполнении трудовой функции. С этих сумм удержание взносов и налога не производится.

По мнению многих экспертов, ежемесячную фиксированную доплату нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 168.1 ТК. Дело в том, что наниматель не возмещает сотруднику фактически понесенные затраты. Другими словами, величина компенсации от размера расходов не зависит.

Надбавку к заработку, предусмотренную трудовым или коллективным соглашением, нельзя рассматривать в качестве компенсации, предусмотренной ст. 164 ТК. Связано это с тем, что при ее начислении размер зарплаты сотрудника, выполняющего свои трудовые функции в поездках, повышается.

Пояснения ВС

В конце 2015 г. Верховный суд занял позицию работодателя. В своем Обзоре практики за 2015 г. ВС указал, что для целей налогообложения будет иметь значение характер выплаты, по которому сумма относится к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК. Согласно данной норме, компенсация представляет собой денежную выплату, установленную для возмещения сотрудникам расходов, понесенных ими в связи с исполнением возложенных на них трудовых функций. При этом ВС указал, что определяющего значения наименование выплаты не имеет. Это вполне может быть надбавка, доплата, льгота, увеличение зарплаты и пр.

Государственные органы, однако, позицию Суда поддерживать не очень хотят. К примеру, для Минтруда обязательным условием выплаты компенсации работнику выступает предоставление им документов, подтверждающих расходы в поездке. Поэтому предприятиям, не планирующим начислять налог и выплачивать взносы в фонды с надбавок, придется отстаивать свою позицию в судебных инстанциях.

Бухгалтерский учет

Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?

В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:

  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
  • Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.

Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:

  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
  • Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
  • Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
  • Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.

По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.

Заключение

Упрощенный документооборот не всегда на руку работодателю. Если наниматель планирует считать, что надбавки за разъездную работу не являются элементами зарплаты, то существует риск возникновения претензий со стороны контролирующих органов. В таких случаях целесообразно подробнее изучить судебную практику по этому вопросу.

Ссылка на основную публикацию